Tillbaka

Hjulen snurrar hos Dalhems Bildelar

Våren 2014 nylanserades Dalhems webbutik med en ny uppfräschad design samt ny funktionalitet. Dalhems kunder gillade vad de såg och resultatet lät inte vänta på sig. Den nya sajten medförde en ökad orderingång på 25% jämfört med tidigare. Med det ökade antalet order så följde även ett ökat behov av att göra både in- och utleveranser mer lätthanterade och därmed effektivare.

Majoriteten av Dalhems leverantörer är amerikanska och varje vecka flyger Dalhems hem varor över Atlanten från dessa. Väl framme i Vessigebro strax utanför Falkenberg där Dalhems har sitt huvudkontor så packas varorna upp och inlevereras i lager. En stor del av artiklarna är sådant som tämligen omgående studsar ut från lagret igen för att plockas på order och därefter skickas vidare till slutkund. In- och utleveranser är därför ett kritiskt moment där det är viktigt att varor avsedda till kund inte blir liggandes hos Dalhems längre tid än vad som är absolut nödvändigt. Digrad reste ner till Dalhems för att på plats bilda sig en uppfattning och se hur flödet fungerade i praktiken. Därefter togs ett förslag fram kring hur in- och utleveranssteget kunde effektiviseras.


Dagens sändning har anlänt till Dalhems

En del av produkterna i sändningen ska ut på lagret för kommande leveranser. Majoriteten av produkterna är dock sådant som omedelbart packas om och går ut på kundorder.

 

Förberedelser inför inleverans

Förutom att skicka sina beställningar till leverantörerna registrerar Dalhems även dessa som inköpsorder i Digrad Business. Inför varje sändning aviserar leverantörerna i ett PDF-dokument som bifogats till ett e-postmeddelande vilka varor de skickar. Tidigare använde Dalhems dessa dokument som underlag vid inleveransen. Varje produkt som anlände identifierades och noterades manuellt som ankommen på underlaget. När samtliga varor noterats så knappades inleveransen in rad-för-rad manuellt i systemet och därefter kunde utleveransen påbörjas.

I den nya lösningen går istället mailen med avisering av vad som inom ett par dagar kommer levereras (kan vara i form av exempelvis en följesedel eller faktura) till en specifik e-postadress där en systemrutin med jämna mellanrum per automatik går in och kollar i inkorgen. Skulle ett nytt e-postmeddelande inkommit från en leverantör så behandlas detta helt per automatik. Vid behandlingen plockas bifogad PDF ut och gås igenom rad-för rad. PDF:en ser olika ut för varje leverantör vilket gör att varje leverantörs dokument kräver sina egna inställningar för hur det ska tolkas.


Exempel på faktura som tolkades och där inleverans skapades

Vissa dokument är mer utmanande att tolka än andra. Denna faktura från leverantören Keystone kan vid första anblick se svårläst ut då den innehåller både rader med sådant som levererats och rad med sådant som restnoterats. Leverantören passar även på att promota sin egna verksamhet på fakturan. Denna faktura var dock ingen match för tolkaren som per automatik skapade en inleverans i Digrad Business.

Systemet matchar en rad i PDF-dokumentet innehållandes uppgifter som produktnummer, produktens benämning, pris, antal beställt och antal levererat med en motsvarande rad på en inköpsorder (eller om inköpsorder saknas, någon produkt i produktregistret) i Digrad Business. Matchningen kan ske med hjälp av olika fuzzy matchningsregler. Med fuzzy menas att matchningen inte behöver vara 100% exakt, utan det kan räcka med till exempel delar av ett produktnummer från leverantören finns på en inköpsrad i systemet för att de ska kunna paras ihop. När samtliga rader gåtts igenom så skickas resultatet av körningen ut via e-post till Dalhems där eventuella rader som inte per automatik gått att tolka påpekas vilket ger Dalhems en möjlighet att manuellt korrigera dessa. I samband med att varorna är på väg att anlända skapar Dalhems ett sändningsdokument till vilket de knyter alla de inleveranser från en eller flera olika leverantörer som de förväntar sig ta emot vid ett och samma tillfälle.


Rader från inleveranser tillhörandes en viss sändning

Rätt inleveransrad väljs genom touchgränssnittet alternativt via skanning av streckkod.

Inleveranser

Vi skapade en applikation där Dalhems via ett enkelt touchgränssnitt kan genomföra sina inleveranser. Lösningen är möjlig att köra både på en stationär dator såväl som på en handdator som en surfplatta. Vid inleveranser utgår Dalhems från sändningsdokumentet där alla de inleveransrader från olika inleveranser de förväntar sig ta emot finns med. Varorna anländer i ett antal olika kollin och genom att med streckkodsläsare skanna kollinumret kan Dalhems i gränssnittet få upp vilka artiklar som är deklarerade ska ingå i kollit. Därefter plockar de upp en vara från kollit, väljer rätt produkt bland de produkter som listas i gränssnittet och anger rätt antal som de mottagit. Varje produkt/rad som återrapporteras inlevereras omedelbart i lagret. Om en kundorder tack vare produkten som precis inlevererats blivit leveransklar kan plocken av denna omedelbart inledas.


Rätt produkt har identifierats

Operatören anger antalet som tagits emot. Etikett för att märka upp godset med skrivs ut per automatik.

Utleveranser

Parallellt med det att inleveransen fortskrider genomförs även plock och sammanställning av de kundorder som blivit leveransklara tack vare att produkter från sändningen återrapporterats och inlevererats. I dagsläget sammanställs en order med en plocklista utskriven på papper som underlag. Sedan tidigare använder även Dalhems inbyggda funktioner i Digrad Business för exempelvis automatisk fraktbokning via EDI och utskrift av fraktdokument.

Slutresultat

Genom att studera hur Dalhems in- och utleveranser fungerade så kunde en ny, anpassad lösning skapas som gett Dalhems ett mer strömlinjeformat arbetsflöde. Samma dag som varor anländer till Dalhems tas de emot, registreras, packas om och levereras till slutkund. Uppskattningsvis innebär det nya sättet att arbeta att Dalhems varje vecka sparar 10 timmar i sin administration av leveranserna, tid som de istället kan lägga på kundservice eller på att förbättra sin webbutik till exempel genom att jobba med produktbeskrivningar.

Arbetet har även gett upphov till nya idéer kring hur styrningen av lagret kan optimeras samt att Dalhems i framtiden vill ersätta de nuvarande plocklistorna i pappersformat med elektroniska diton där istället en handdator och en streckkodsläsare används för att sammanställa och plocka ihop en order. Vi har ett nära samarbete med Dalhems där vi kontinuerligt utbyter idéer och förslag och gemensamt kommer på och skapar lösningar som effektiviserar och förenklar det dagliga arbetet på Dalhems.