Effektivisera dina handelsflöden med EDI och ESAP 20

Med hjälp av EDI (Electronic Data Interchange) kan man få två av varandra oberoende datasystem att utbyta elektroniska meddelanden mellan varandra. Det kan handla om allt från artikelinformation, order och orderbekräftelse; till leveransaviseringar, fakturor och prislistor.

För att underlätta för olika aktörer att kommunicera via EDI har organisationen GS1, tillsammans med ledande aktörer inom dagligvaru-, storhushåll- och livsmedelshandeln enats kring, och tagit fram, en gemensam standard för EDI. Den heter ESAP 20 och har som mål att effektivisera och förenkla handeln både globalt och lokalt.

Fler och fler ställer krav

Förutom att EDI effektiviserar, genom exempelvis kortare ledtider och färre fel (tack vare automatisering), kan det även innebära lägre administrativa kostnader. Personal som tidigare behövde mata in data manuellt i affärssystemet kan nu utföra annat arbete.

I takt med att fördelarna med EDI och ESAP 20 blir allt mer uppenbara har större återförsäljare och grossister börjat ställa högre krav på sina varuleverantörer. För att få göra affärer med dessa måste leverantörerna följa branschstandarden ESAP 20. Tack vare att affärsprocessen standardiserats har det blivit mycket enklare att snabbt etablera automatiserade flöden mellan aktörer.

En vanlig fallgrop

När leverantörer försöker svara upp på kravet om EDI är det vanligt förekommande att man inför externa system för att hantera detta flöde. De verkar i många fall helt separat och kommunicerar dåligt (eller inte alls), med resten av verksamheten.

Rent praktiskt kan det innebära att en EDI-order visserligen kommer in automatiskt i det nya systemet, men för att genomföra sammanställning och plock av ordern så måste den registreras manuellt i det ordinarie affärssystemet också. Därefter måste man återrapportera ordern både i affärssystemet, för att ge korrekta lagersaldon, och i EDI-systemet, som underlag för kommande fakturering. För order som kommer in på helger eller utanför ordinarie kontorstid kan det vara nödvändigt med personal som jobbar extra med att överföra data mellan systemen för att man ska klara av sina leveransåtaganden.

Istället för att förenkla och effektivisera så har EDI i detta exempel snarare medfört ett omfattande och tidskrävande dubbelarbete.

Digrad Business, EDI och ESAP 20

Digrad Business har sömlöst integrerad EDI och stöder ESAP 20. Våra kunder använder idag EDI enligt ESAP 20 för utbyte av affärsdata med exempelvis Axfood, Menigo och Martin & Servera.

Med Digrad Business samlar du hela affärsflödet gällande orderhanteringen i ett enda system. En order som kommer in till Digrad Business via EDI, från en kund, följer exakt samma affärsflöde som en manuellt registrerad order. En EDI-order, precis som övriga order i Digrad Business, skapar plocklistor, följesedlar, fakturor med mera. Ingen manuell handpåläggning av ordern krävs och den kan tas emot när som helst på dygnet och ligger då direkt redo för att plockas samman. Leveransavisering mot kund sker per automatik när plocken avslutats utan att ytterligare personal på t ex kontoret behöver ägna tid åt att samla in och registrera data.

Genom att använda Digrad Business, EDI och ESAP 20 så uppnår man huvudsyftet med att införa elektronisk handel. Ett effektivare informationsutbyte och handelsflöde som i slutändan ger vinster i form av fördelar gentemot konkurrenter, mindre administration och mer tid att lägga på andra delar av verksamheten.

Maximal effekt till en rimlig kostnad

Det kan innebära väldigt höga kostnader för ett företag att svara upp mot kravet att använda EDI. Till att börja med kanske man behöver införskaffa ett helt nytt system för att lösa de tekniska kraven. Det nya systemet medför ofta höga anslutningsavgifter, startkostnader och kostnader för utbildning av personalen. Till detta kan även läggas kostnad för koppling till befintligt affärssystem, kostnader för löpande support, diverse tilläggstjänster samt avgifter per förmedlat EDI-meddelande.

Så resonerar inte vi. Vi tror på en enkel och rak prismodell där kostnaden för att använda EDI med Digrad Business är den kostnad som uppstår i samband med uppsättningen samt en låg månatlig, fast licenskostnad per EDI-flöde. Det behövs inte någon egentlig ytterligare utbildning av personal eftersom EDI-order följer samma flöde som övriga order och behandlas likadant i affärssystemet. Det finns heller inga extra årsavgifter eller ytterligare supportavtal som behöver tecknas.

Hur vi jobbar

Ett EDI-projekt för oss inleds med att vi sätter oss tillsammans med kund och leverantör och undersöker förutsättningarna för projektet. Vi finns med, löpande under hela projektet, som länken mellan kund och leverantör. Det finns inget krav att kunden måste vara helt insatt kring den tekniska aspekten av projektet, den tar vi hand om. Vi gör även avstämningar kring exempelvis att produktdata överensstämmer både på kundens och leverantörens sida, något som är viktigt vid automatiserade flöden.

Om branschstandarden ESAP 20 följs, kan man ofta snabbt komma igång med sitt handelsutbyte. Om avvikelser finns från ESAP 20 kan vi ta fram speciallösningar som går runt och löser dessa. Innan driftsstart säkerställer vi funktionaliteten genom omfattande testning.

Varför ska man välja Digrad Business?

• EDI integrerat i affärssystemet
• Stöd för ESAP 20
• Slippa onödigt och tidskrävande dubbelarbete
• Vi finns med i konversationen mellan kund och leverantör
• Inga tilläggsavgifter
• Allt ingår i licenskostnaden