Lösningar för effektiv fakturahantering

Det ligger i vår filosofi att alltid sträva efter att skapa lösningar som strömlinjeformar och effektiviserar processer och arbetsflöden. Genom att på alla ställen där det är möjligt förenkla och automatisera så frigör vi tid hos våra kunder som de istället kan lägga på försäljning eller annan vidareutveckling av sina företag.

Här nedan följer några exempel på tidsbesparande lösningar som vi integrerat i affärssystemet och som väsentligt förenklar hanteringen av kund- och leverantörsreskonta.

Kundreskontra

Vi har fullt stöd för elektroniska handelsflöden, så kallad EDI enligt branschstandarden ESAP 20. En EDI-order tas emot och läses in helt per automatik i systemet och när ordern färdigställts och levererats skapas en faktura som per automatik skickas elektroniskt till kunden.

För de kunder som inte faktureras via EDI så sköts hanteringen oftast på mer traditionellt sätt med pappersfaktura. Ju fler pappersfakturor man hanterar desto större anledning till att ansluta sig till den utskriftstjänst vi i samarbete med 21 Grams erbjuder. Via ett menyval i Digrad Business skapas en fil som innehåller fakturainformation och som sedan i sin tur per automatik skickas till 21 Grams. De tar ansvar för och sköter hela processen med utskrift, kuvertering, frankering och distribution av fakturorna.

Föredrar kunderna att få sina fakturor via e-post har vi byggt in en funktion som per automatik skapar ett massutskick via e-post till kunder och där kundfakturan bifogas till meddelandet.

För de företag som säljer eller belånar sina fakturor så finns i Digrad Business färdiga funktioner som sammanställer fakturainformationen och skapar nödvändiga filer som sedan per automatik skickas till finansbolag eller bank.

När kunderna sedan kommer in med betalningar av fakturor finns funktioner för automatisk betalningsavprickning via fil som laddas ner från bank (BGMAX-fil). Det finns en autogirofunktion för de kunder som vill använda detta betalsätt. Om kunderna är sena med sina betalningar kan man skapa påminnelser i systemet eller om man vill ge kunderna uppskov finns möjlighet att ange och uppdatera anståndsdatum. Vid sen betalning är det även möjligt att fakturera kunden dröjsmålsränta via räntefakturering.

Samtliga kundfakturor finns snabbt och enkelt återsökbara och vi har fyllt Digrad Business med bra grundrapporter och överskådliga resultat- och statusvyer allt för ge ekonomiansvarig bästa möjliga överblick och kontroll av reskontran.

Leverantörsreskontra

Att hantera leverantörsfakturor på traditionellt sätt med pappersfakturor är både tids- och kostnadskrävande. Undersökningar har visat att kostnaden per hanterad faktura idag ligger på uppskattningsvis mellan 150 och 600 kronor beroende på typ av verksamhet och hur omfattande hanteringsprocessen av fakturor är. Ett införande av elektronisk fakturahantering innebär att både tid och pengar kan sparas samtidigt som man effektiviserar den interna hanteringen av leverantörsfakturor.

För skanningen av leverantörsfakturor så har Digrad valt att samarbeta med Bankgirot som är ledande aktör i Sverige inom elektronisk fakturahantering. Leverantörsfakturorna skickas direkt till Bankgirot där de skannas och dess innehåll läses av och tolkas maskinellt. Operatörer på Bankgirot går därefter igenom samtliga fakturor noggrant och rättar eller kompletterar innehållet vid behov. Kvaliteten på skannade fakturor är väldigt hög och andelen rätt tolkade fakturor anges av Bankgirot själva till lägst 99,0% (dvs max en faktura på hundra tolkade fakturor innehåller fel). Tolkad fakturainformation tillsammans med fakturabild importeras därefter till Digrad Business. Fem dagar i veckan finns nattens inlästa fakturor upplagda i systemet och redo för vidare behandling. Vad händer då med de fysiska pappersfakturorna? Jo, i tjänsten ingår att dessa arkiveras av Bankgirot i tio år.

Majoriteten av våra kunder använder skanningen idag och upplever framförallt att de får en bättre överblick och kontroll över fakturaflödet tack vare tjänsten. Den snabba återsökningen av fakturor samt en förenklad attestering är andra positiva effekter som den för med sig. När vi förra året gjorde en enkät så visade det sig att av de kunder som använder tjänsten så skulle hela 93% av de tillfrågade rekommendera skanning av leverantörsfakturor till andra företag.

Våra kunder kan förutom att attestera sina leverantörsfakturor i huvudprogrammet även genomföra attest i en mobil enhet som till exempel en smartphone eller en surfplatta. Lösningen gör att fakturorna går igenom attestkedjan snabbare än vad annars vore fallet vilket ger bättre förutsättningar för att de inte ska hinna förfalla utan att betalningen kan ske i tid.

Via standardiserad kostnadsföring och möjligheterna som finns att sätta upp verifikationsmallar som beskriver hur fakturor från en viss utställare ska konteras så kan man ytterligare minska hanteringstiden och den manuella handpåläggningen av leverantörsfakturorna som krävs kan hållas till ett minimum.

När det är dags för betalning av leverantörsfakturorna så underlättas denna genom det inbyggda stödet för leverantörsbetalningar via fil (så kallad LB-fil). Rutinen säkerställer att betalningen utförs på rätt dag vilket förhindrar kostsamma krav och påminnelser.

För mer information
Är du intresserad av att effektivisera fakturahanteringen på ditt företag eller vill du komma i kontakt med någon av våra kunder för att ta del av deras erfarenheter av Digrad Business som ekonomisystem?
Kontakta oss på telefon 013-470 29 40 eller på e-post info@digrad.se