Lager- och produktionsstyrning på Meetab, del 5
Detta är den femte och avslutande delen i vår artikelserie där vi redogjort för det projekt vi genomfört hos Meet i Linköping AB och som rört deras produktions- och lagerstyrning. I denna artikel träffar vi en av nyckelpersonerna på Meetab och diskuterar hur de upplevt projektet och vilka effekterna blivit.
Vi bokade in ett möte med Mikael Hällgren på Meetab för att höra hur de som kund upplevt projektet. Mikael har arbetat på Meet sedan 2015 i en omfattande och övergripande roll som bland annat inköpare, orderhanterare och säljare och varit med genom hela projektet från start till mål.
- När vi påbörjade projektet så var planen att vi successivt skulle rulla ut och introducera ny funktionalitetet istället för att starta med "allt" vid ett givet tillfälle. Hur uppfattade ni detta och tror du att en "big-bang" implementation hade varit möjlig?
-Jag tycker det stegvisa införandet både var det mest lämpliga och troligtvis det enda sättet vi kunde genomföra det på. Det vi framförallt i det långa loppet vann på att ta det steg-för-steg var att vi fick med hela personalen och fick dom delaktiga i projektet, säger Mikael och fortsätter -Jag tror en del i personalen kände en viss osäkerhet och kanske t o m oro inför hur det nya sättet att arbeta skulle påverka deras invanda rutiner och arbetssätt. Men när personalen såg att de förändringarna vi införde innebar både förenklingar och tidsbesparingar i deras dagliga arbetssituation blev upplevelsen väldigt positiv och de kunde även vara med och komma med förbättringsförslag som gjorde att helhetslösningen blev ännu bättre.
-För er som arbetar på kontoret, vilka förändringar upplever ni nu när vi gått i mål med projektet?
-För mig har det framförallt frigjort väldigt mycket tid. Tid som jag tidigare behövde lägga på att jaga och samla in data från alla delar av fabriken som sedan skulle sammanställas och arkiveras återrapporteras nu istället av personalen själva och sammanställs per automatik åt mig i olika former av digitala rapporter. Tiden jag sparar kan jag istället t ex lägga på att vara ute och sälja, söka upp nya kontakter eller besöka befintliga kunder och presentera våra fina produkter. När jag är ute på dessa uppdrag så kan jag ändå hålla koll vad som händer i fabriken tack vare att jag kan följa både försäljning och produktion i min telefon via olika rapporter.
-Kontrollen vi har över hela verksamheten skulle jag också säga är ytterligare en av de positiva effekterna som projektet fört med sig. Vi har nu stenkoll på exakt vad vi har på lager, både råvara och färdiga produkter och blir därför mycket mer träffsäkra när vi till exempel planerar våra inköp och produktion. Inventeringarna av lagret vi gjorde varje månadsskifte kunde tidigare ta en hel arbetsdag i anspråk med att räkna och göra lagersaldon korrekta. Numera tar vi ut ett inventeringsdokument och går ut och i stort sett bara behöver checka att saldo i systemet överensstämmer med verkligheten vilket jag skulle säga det gör till 98%.
-Om du talar för produktionspersonalen, hur skulle du säga att projektet förändrat för dom?
-Framförallt är det mycket pappersarbete med ifyllande av olika produktionsprotokoll och -dokument som försvunnit. Att pappren försvunnit nere i produktionen och på lagret innebär inte att vi inte återrapporterar något, tvärtom jag skulle säga att den återrapportering som sker nu är ännu mer omfattande än vad den var tidigare men i o m att återrapporteringen sker digitalt utan att det egentligen blir ett extra moment för personalen så görs det utan att det upplevs som något "nödvändigt ont" som hindrar eller tar tid.
-Jag upplever även att produktionspersonalen genom den högre nivå av kontroll som projektet fört med sig blivit mer noggranna i sitt arbete. Skulle de stöta på något som är fel eller utanför det normala t ex ett saldo som inte överensstämmer så är de numera väldigt aktiva och snabba att påpeka detta så att vi omedelbart kan rätta. Mer "ordning-och-reda" och mindre "låt-gå"-mentalitet eftersom systemet belönar kontroll och ordning vilket är jättepositivt.
-Summerat så är alla i personalen väldigt nöjda med det nya sätt på vilket de jobbar och det finns ingen som vill gå tillbaka till hur de jobbade tidigare.
-Du nämnde återrapporteringen som sker på olika positioner på lagret och i produktionen. Kan du ge exempel på hur ni använder och utnyttjar denna återrapportering idag?
-För min egen del så brukar jag börja varje morgon genom att kika igenom produktionsrapporten för gårdagen och stämma av att t ex kvantiteter är rimliga. Ibland händer det att personalen t ex missar en siffra och rapporterar in felaktig vikt men det är sådant som blir väldigt uppenbart och synligt i rapporten och som det sedan är lätt att korrigera och rätta i efterhand.
-Katarina som är kvalitetschef använder återrapporteringen för att stämma av olika kontrollpunkter som rör kvalité t ex för metalldetektornas funktion, temperaturangivelser och kontrollvägningar etc. Och Tibet som är VD tittar framförallt på intäkter och kostnader och är väldigt intresserad av att se förändringar över tid för t ex hur olika produktgruppers försäljning gentemot olika kundgrupper ser ut. Systemet som helhet bjuder verkligen in till att grotta ner sig i data och statistik och utifrån denna ha möjlighet att bilda sig en uppfattning och skaffa sig ett underlag för att kunna fatta rätt beslut som leder verksamheten i rätt riktning.
Bilden ovan visar exempel på hur en sammanfattande produktionsrapport kan se ut. Den råvara som återrapporterats som förbrukad i satsen listas tillsammans med vikt, spårningsinformation, temperatur samt kostnad. Motsvarande information finns även kring den färdigvara som satsen resulterade i. Utöver detta listas återrapporterade kvalitetskontrollpunkter. Marginalbelopp samt -procent listas per sats och i slutet av dokumentet sammanfattat för hela produktionsdagen.
-Just nu använder vi data i systemet för att kunna planera hur vår produktion den närmaste tiden behöver se ut för att vi ska kunna stänga ner hela produktionen i juli månad och ha semester men ändå kunna leverera efter våra kunders önskemål. Vi har skaffat ett externt lager som sköts av tredjepart och där tänker vi utrusta deras personal med en surfplatta och en streckkodsläsare så kommer de kunna sköta utleveranserna åt oss under ett par veckor i sommar när fabriken stänger. Systemet är så pass enkelt att hantera så jag räknar med att tiden för upplärning blir minimal.
-Avslutningsvis, har projektet gett er nya idéer till kommande projekt och förbättringar?
-Vi vill givetvis fortsätta förbättra oss och arbeta effektivare och då finns det alltid saker att jobba med. För närvarande tittar vi framförallt på vår produktionsplanering och vad vi kan göra för att bättre systematisera denna. Idag använder vi oss av olika underlag från systemet för att göra en övergripande veckoplanering och så skriver vi upp denna på en stor whiteboardtavla i anslutning till produktionen så att personalen inför varje pass vet vad de ska tillverka. I förlängningen skulle jag vilja digitalisera denna tavla så att personalen får tillgång till produktionsplaneringen digitalt via sina enheter. Självklart ska vårt upprättande av planeringen också ske i systemet. T ex vid förändrade förutsättningar så ska jag kunna göra omkastningar i planeringen oberoende om jag är på plats i fabriken eller ute på resande fot och så ska dessa förändringar omedelbart dyka upp i produktionens olika enheter.
Vi avslutar intervjun med Mikael och med den hela artikelserien kring det lager- och produktionsstyrningsprojekt vi genomfört hos Meetab. Klicka här för att komma till en sammanfattande sida med länkar till samtliga artiklar i serien.
Vill ni komma i kontakt med oss på Digrad för att till exempel få veta mer om projektet eller vårt affärssystem Digrad Business, kontakta oss på info@digrad.se alternativt via formulär på hemsidan eller på telefon 013-470 29 40.